Chi è abituato a lavorare da casa relazionandosi con i collaboratori lontani tramite Skype non ha probabilmente visto cambiare molto le proprie abitudini lavorative.

Sono però certo che molti di voi si sentono spiazzati dalla necessità di lavorare da casa e coordinarsi con i propri collaboratori, soprattutto quando normalmente ci si trova fisicamente in ufficio prima di iniziare la giornata.

Alcuni mi hanno anche scritto chiedendomi qualche consiglio su come fare e quindi ho pensato di scrivere un articolo su questo argomento. Il problema più diffuso è quello di riuscire a mantenere la concentrazione sugli obiettivi anche quando il team è sparpagliato e non è in ufficio, ma nel proprio ambiente domestico. Per certi lavori questo può essere un vantaggio, ma non per tutti, me ne rendo conto.

Il primo consiglio pratico che mi sento di dare è di pianificare una call ogni mattina prima di iniziare a lavorare: serve a concentrarsi e focalizzarsi su quello che bisognerà fare durante il giorno. È importante iniziare però con un argomento leggero che aiuti a fare squadra. Magari si può iniziando a chiedere “Come state? Che cosa avete fatto ieri? Avete visto qualche bel film?” ecc. con l’obiettivo di sostituire quel contatto umano che sicuramente create quando, prima di iniziare la giornata in ufficio, bevete un caffè insieme.

Questa sorta di connessione emotiva iniziale è importantissima: ricordate che parlare in videoconferenza è comunque più impersonale che farlo di persona, oltre che più macchinoso. Tutti quello che può servire ad incrementare il fattore umano è quindi ben accetto: ricordare un compleanno, una ricorrenza, interessarsi sugli aspetti personali dei collaboratori aumenta il tasso di engagement anche a distanza.

Il secondo consiglio pratico è quello di aumentare le possibilità di interazione sfruttando tutte le tecnologie disponibili:

  • iniziate con Skype la mattina e pianifica le riunioni di allineamento durante la giornata e la settimana
  • utilizzate le email per riepilogare il contenuto degli incontri e le “prossime mosse”
  • sfruttate il gruppo whatsapp (che sicuramente esiste già e se così non fosse createlo) per tenere viva la connessione tra voi. Potete usarlo per dare informazioni di lavoro immediate, ma anche per scherzare condividendo qualche meme simpatico: c’è già troppa serietà in giro, meglio alleggerire!
  • Usate strumenti di condivisione (per esempio Google Drive) per lavorare insieme ai documenti
  • Usate Trello per gestire i progetti di gruppo.

Quelli che ho elencato sono tutti strumenti gratuiti: sei avete qualche ulteriore consiglio, scrivetemelo: lo aggiungerò alla lista).

Il terzo consiglio pratico è di incentivare i collaboratori a lavorare insieme a gruppi a singoli progetti: non è necessario che voi siate sempre presenti, ma loro possono collegarsi e lavorare insieme connessi anche se voi non partecipate a tutti i loro incontri, esattamente come fareste nel lavoro in ufficio.

Il quarto ed ultimo consiglio pratico che vi voglio dare è quello di concludere ogni incontro che fate con un feedback reciproco: poiché questa è una situazione nuova un po’ per tutti, è importante collaborare a trovare le buone pratiche che funzionano meglio per voi e per il vostro team. Confrontatevi su che cosa funziona e che cosa no, su come ognuno ha trovato grandi e piccoli accorgimenti per essere più concentrato e produttivo anche nell’ambito domestico.

Spero di esservi stato utile. Se avete qualche consiglio ulteriore che vi sentite di condividere, non mancherò di riportarlo e realizzare un nuovo video-articolo su questo argomento.

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