A meno che non si tratti di una riunione meramente informativa, ogni riunione dovrebbe sempre avere uno scopo. Dobbiamo pianificare un’azione futura? Dobbiamo discutere un progetto? Dobbiamo parlare dei ruoli nel gruppo?

Il leader deve guidare la riunione, deve chiarirne lo scopo e deve cercare di ottenere il maggior consenso possibile dal team.

Ogni quanto tempo tenere una riunione? Dipende da quanto è importante creare spirito di squadra, ma non dovrebbe mai passare troppo tempo. Due volte al mese potrebbe essere un buon ritmo, ma in alcuni casi può essere utile intensificare gli incontri arrivando ad uno a settimana. In questo modo, gli obiettivi comuni si consolidano e la comunicazione tra i membri diventa più fluida.

Le riunioni individuali e quelle che si svolgono per risolvere problemi specifici vanno convocate quando necessario. In alcuni casi, soprattutto quando si tratta di riunioni tecniche che magari non riguardano tutta la squadra, non è neppure necessaria la presenza del capo.

La riunione di team dev’essere preceduta da un ordine del giorno redatto dal leader che elenca gli argomenti che verranno discussi punto per punto. In questo modo, i membri potranno prepararsi in anticipo e non perdere tempo.

Durante l’incontro, è importante non divagare dagli argomenti fissati e tenere i tempi in modo tale da essere efficaci nella discussione. Il leader, in questo caso, deve fare da facilitatore favorendo l’intervento di tutti in modo tale che vengano prese decisioni consapevoli.

E per quanto riguarda la durata? Sicuramente è importante esaurire gli argomenti, ma senza esagerare! L’attenzione umana è limitata, e si rischia che i temi trattati dopo la prima ora di incontro perdano di efficacia e non rimangano nella memoria dei partecipanti. Meglio quindi – se possibile – limitare la durata dell’incontro a un’ora o al massimo un’ora e mezza.

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