Ti capita spesso di avere la sensazione di lavorare tanto, forse troppo, ma di arrivare alla fine della giornata senza aver concluso nulla?

Prova a seguire i seguenti consigli e forse migliorerai il tuo modo di gestire il tempo.

  1. Smettila di usare il tempo come un alibi

Non è dicendo: “Se solo avessi più tempo potrei fare X, Y e Z” che risolverai il problema, anzi! In questo modo perdi solo tempo a recriminare. Il tempo è una misura certa non modificabile. Quello che puoi fare è sfruttarlo al meglio.

  1. Pianificati la giornata

È importante pianificare la giornata per la massima efficienza. Prova a fissare obiettivi quotidiani tra cui le attività che vorresti completare, quindi assegna le priorità in ordine di importanza. Ci sono anche delle app che possono aiutarti in questo: Calendar di Google per avere un’agenda degli impegni e Trello per elencare le attività, organizzarle per progetti e per priorità.

Iniziare la giornata con la visualizzazione degli impegni da svolgere ti aiuterà a iniziare il lavoro con il piglio giusto.

  1. Monitora i tuoi tempi

Ti sarà capitato spesso di sbagliare la previsione dei tempi necessari a svolgere le attività: talvolta li avrai sovrastimati, altre volte avrai sottostimati. In questo caso, prima di iniziare a pianificare con precisone la tua agenda, dovrai monitorare per un certo periodo le attività così da misurare i tuoi tempi. Puoi prenderne nota manualmente oppure utilizzando il computer.

  1. Non confondere ciò che è importante con ciò che è urgente

Da questo punto di vista, è molto utile la matrice di Eisenhower, di cui abbiamo già parlato in un articolo precedente.

Metti in cima alla lista ciò che per te è importante, programma le cose urgenti ma non importanti, delega ciò che è urgente ma non importante, elimina infine tutto ciò che non è né importante né urgente.

In ogni caso non lasciare mai che l’urgente superi l’importante.

  1. Impara a delegare

La delega è una delle competenze più importanti di un leader. Non pretendere di fare tutto da solo e impara a monitorare l’attività dei collaboratori: sono due facce della stessa medaglia.

Sicuramente il lavoro con un coach può aiutarti a sviluppare questa competenza.

  1. Scegli le ore giuste

Non significa necessariamente alzarsi sempre alle 5 della mattina, anche se è vero che le persone di maggior successo di solito si svegliano presto ed hanno già ottenuto dei risultati prima che suoni la sveglia degli altri.

Devi scegliere l’ora giusta per te e per il tuo bioritmo. Se le ore serali per te sono produttive perché per esempio puoi concentrarti di più, allora pianifica le cose più importanti in quella fascia di tempo.

  1. Prevedi gli imprevisti

Forse prevederli non è possibile, altrimenti che imprevisti sarebbero! Puoi però essere previdente e programmare uno spazio vuoto nella tua agenda, una sorta di “cuscinetto” che potrai colmare nel caso in cui si rendesse necessario.

  1. Impara a pianificare il riposo

Non è lavorando ininterrottamente o non riposandosi che si migliorano gestione del tempo ed efficacia lavorativa. Parte essenziale dell’efficacia deriva dalla capacità di “staccare la spina” quando non si lavora. Anche gli atleti sanno che il riposo va pianificato in quanto fa parte del loro processo allenante. Il rischio, in caso contrario, è di cadere nel burnout e nell’impossibilità di gestire il proprio tempo.

 

Concludo consigliandoti di sperimentare varie tecniche di gestione del tempo fino a trovare il sistema che funziona meglio per te. Ci vorranno un po’ di prove ed errori, ma fino a quando non gestirai efficacemente il tuo tempo, dovrai costantemente combatterlo!

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